Sistemas para o Staff que o farão Poupar Tempo

A grande verdade é que a maioria dos empresários não está interessado em fazer a tão importante Gestão de Pessoas. Eles decidiram abrir as suas empresas porque tinham uma boa ideia para um negócio, e é aí que eles querem investir o seu tempo. Claro que, outra grande verdade é que nenhum negócio será sustentável se o staff não for bem gerido. A boa notícia para os empresários é que eles podem reduzir, drasticamente, o tempo que passam a fazer gestão de pessoal, através da implementação de algumas soluções muito simples:

 Adopte o Lema: Sistematizar a rotina; humanizar a excepção

Geralmente, 80% do que se passa no seu negócio pode ser encaixado em algum tipo de estrutura, deixando-o com os 20% que realmente precisam da sua gestão. Claro que terá de compreender que, quando se lida com staff, as emoções estão sempre envolvidas.

É por isso que sistematizar processos relacionados com o staff tem duas grandes vantagens: poupa tempo, e isso implica que quando surgirem situações rotineiras, tudo o que você e os seus funcionários precisam fazer é seguir os procedimentos colocados no plano, o que significa que aqui a emoção é posta de fora.

Caso aconteça uma situação de algo ou alguém não se enquadrar no sistema que você criou, aí vai ter que existir a sua intervenção. Nestes casos, invista tempo e energia em gerir a situação com sensibilidade e tacto, conforme seja necessário em cada caso.

Faça um documento escrito onde estejam registados todos os cargos da empresa e os requisitos necessários para cada um

Na África do Sul, o processo de contratação e demissão pode ser bastante complexo e dispendioso, por isso é importante para os proprietários de pequenas empresas lidar com esta situação de forma inteligente. Criar um descritivo da função para cada posição na empresa, que inclua as responsabilidades associadas ao cargo. Certifique-se que inclui detalhes específicos que um novo membro deverá cumprir, por forma a que ele/ela cumpra as suas funções com o mínimo de preocupações.

Por exemplo, se você precisa de uma recepcionista na sua empresa para atender chamadas, inclua informação sobre como ela deverá fazê-lo e para quem deverá reencaminhar a chamada, consoante cada situação (questões sobre produtos, deverá passar a chamada para a equipa de vendas; uma candidatura a emprego, deverá pedir à pessoa que envie o CV por email). Isto, não só faz com que o novo funcionário resolva as situações de forma mais fácil e rapidamente, mas também evita uma série de perguntas que ele/ela terá, permite-lhe saber exactamente os requisitos que a posição requer ao contratar alguém novo, e dá uma maior capacidade ao seu funcionário de tomar decisões. Se o seu recepcionista ficar doente por um dia, um dos seus outros funcionários, ou um funcionário temporário, será capaz de fazer face a esta situação de substituir o colega com mais facilidade, usando as referências das especificações do trabalho dele, sem que tenha de se envolver demasiado.

Implemente os sistemas que desenvolve

Desenvolver um sistema é fácil, mas não vai sentir as verdadeiras vantagens de poupança de tempo, se não o implementar de forma adequada e rigorosa, e se a sua equipa não estiver totalmente alinhada com ele. Os Sistemas só vão começar a dar-lhe resultados se você garantir que está comprometido com eles, e se envolver todo o seu staff neste processo.

Se este artigo lhe parece uma revisão de ideias fundamentais, BOA! Isso significa que está a fazer o que é preciso. Agora comece a reforçar esses fundamentos nas suas práticas diárias.

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