10 Estratégias para otimizar a Gestão do seu Tempo

Artigo é da autoria de Susana Costa, Business Coach da ActionCOACH Lisboa.

Quando pergunto a empresários qual é o principal fator que os impede de conseguir mais para si e para o seu negócio, a grande maioria reconhece que é a falta de capacidade para gerir o seu tempo. 

Mas o que é fundamental perceber é que não se pode gerir o tempo: o dia tem sempre e só 24 horas. E o tempo uma vez gasto não é recuperável…

O que na realidade conseguimos gerir são as tarefas (o que faz no tempo que tem disponível) e a forma mais eficaz com que as realizamos para que consigamos ter uma utilização ótima do tempo. Portanto o que verdadeiramente precisa é de um sistema para gerir eficazmente as suas tarefas e para isso só precisa de:

✔ Saber o que fazer primeiro;

✔ Saber o que fazer a seguir…

Deixo-lhe 10 estratégias para gerir tarefas e assim conseguir fazer mais nas suas 24 horas diárias:

1. Defina objetivos inspiradores…

A grande maioria de nós sabe o que precisa fazer para ser bem-sucedido, mas procrastinamos no momento de agir, por uma razão ou outra.  Porque não estamos focados nesse objetivo inspirador, qualquer tarefa urgente que lhe apareça vai parecer mais importante. Ter objetivos que o motivam, inspiram e escritos irão ajudá-lo a alinhar as suas tarefas com seus objetivos.

2. Não deixe que hoje acabe sem planear amanhã…

 Se esperar até de manhã para pensar no que precisa fazer está a perder o seu valioso tempo.  Se no final de cada dia fizer uma pequena revisão dos seus objetivos e escrever quais as tarefas que precisa realizar para chegar mais perto dos seus objetivos, vai descobrir que vai aumentar a sua produtividade em 15-20%.

3. Coma um sapo ao pequeno almoço todos os dias…

Siga a sugestão de Brian Tracey no livro “Engula esse sapo”.  A ideia é simples.  Cada dia escolha a maior e mais difícil tarefa (sapo) que precisa fazer e comece o seu dia exatamente por aí. Porque se não lidar logo com esta tarefa vai continuando a empurrá-la pelo dia fora, de dia para dia.  Uma vez realizada, esta tarefa, dedicará o resto do seu dia a realizar tarefas em que realmente se sente mais confortável e vai chegar ao final do dia com um sentimento de dever cumprido e mais motivado.

4. Não dê prioridade a tarefas menores…

Esta dica está relacionada com a anterior.  Se se concentrar em realizar primeiro as tarefas maiores e mais importantes vai ver que terá mais tempo para tarefas menores.  Mas, se encher o seu dia a realizar pequenas tarefas, menos importantes, verá que nunca vai arranjar tempo para dedicar às que realmente importam.

5. Crie uma agenda por defeito…

Muitas das vezes não desempenhamos as tarefas que são realmente importantes simplesmente porque não agendamos um bloco de tempo específico para as realizar. Crie uma agenda com blocos de tempo, pré-definidos para trabalhar nas principais áreas em que precisa de realizar atividades, numa base semanal.

6. Invista tempo, não o desperdice…

Desperdiçamos tempo quando o dedicamos a desempenhar tarefas urgentes, em vez de tarefas que são realmente importantes. Enquanto empresário o seu tempo deve estar orientado para executar tarefas que afetarão diretamente os seus lucros.

7. Tenha uma agenda para todas as reuniões…

Não deve apenas ter uma agenda, mas também um objetivo pré-definido focado no resultado esperado dessa reunião.  Concentre os itens dessa agenda nesse resultado.

8. Faça chamadas em conferência para economizar tempo…

A comunicação entre toda a equipa é importante, mas por vezes é difícil e ineficaz conseguir reunir todos os membros da equipa, no mesmo espaço. Neste caso opte por chamadas em conferência, porque irão ajudá-lo a manter sua equipa focada e alinhada aos objetivos globais da empresa.

9. Aprenda a delegar à sua equipa…

Delegue as tarefas que são urgentes, mas não são importantes, para que desta forma consiga investir o seu tempo em tarefas mais rentáveis e mais dedicadas a fazer crescer o seu negócio.

10. Preste contas e tenha um ActionCOACH para o manter no caminho certo!

Todos os negócios precisam de alguém que ajude o empresário a ver a floresta e não só as árvores. É muito fácil para o empresário deixar-se envolver no turbilhão do dia a dia e perder o foco no que é realmente importante. O papel de um Business Coach é orientar e manter o foco nos objetivos.  Quanto mais focado nos seus objetivos, mais produtivo se tornará o empresário.

Se necessitar de fazer uma análise ao seu tempo e à sua agenda, terei todo o gosto em ajudá-lo(a)!

Susana Costa
Business Coach da ActionCOACH Lisboa