8 Dicas para uma Gestão Eficiente do seu Email

Quanto tempo você gastou na sua caixa de entrada de e-mail hoje?

Resposta: Provavelmente muito.

Se você gasta todo o seu dia a ler, responder e organizar e-mails, quando é que você vai ter tempo para as suas tarefas mais importantes?

Se você gasta muito tempo com e-mail, você não está sozinho.

Muitas pessoas o fazem. E isso pode ser um dos maiores desperdícios de tempo do seu dia.

Na verdade existem pessoas que são escravas do seu próprio e-mail, sendo os seus dias controlados pelo número de e-mails que recebe.

A questão que coloco é:
É você quem controla o seu dia ou é a sua caixa de correio?

Vamos aos factos:

Um trabalhador por média gasta quase um terço do seu tempo processando e-mails, isto é, lendo, respondendo e organizando todas as mensagens. Isso são 2,5 a 3 horas de e-mail por dia. Até 15 horas por semana. Ou até mesmo 97 dias de trabalho completos por ano!

Se você gasta muito tempo com e-mail, posso dizer-lhe que você não está a fazer… o seu trabalho.

Em vez disso, você está misturando as mensagens de baixa prioridade com a dos seus colegas de trabalho ou a jogar “ping-pong” com o seu e-mail quando você poderia começar a focar-se nas suas tarefas mais importantes que realmente geram produtividade, i.e. dinheiro para a sua empresa.

Ironicamente, muitas empresas recompensam esse comportamento não-eficiente.

Se você quiser ser mais produtivo no seu dia a dia, você precisa de parar de brincar com seu e-mail e se concentrar nas suas tarefas mais importantes.

8 dicas que o irão ajudar a ter uma gestão mais eficiente com o seu e-mail:

1. Minimizar a verificação do seu email – verifique o seu e-mail apenas 2 a 3 vezes ao dia. Não olhe para ele várias vezes entre as suas tarefas, não importa o quão tentador que seja.

2. Pare de ler o seu e-mail em qualquer sítio ou local – Você não precisa de ler o seu e-mail em todos os lugares. Você não precisa verificar no carro … no elevador … no restaurante a sua caixa de correio. Na verdade, desligue o seu e-mail do seu dispositivo móvel.

3. Obter Itens de Acção ou tarefas na sua caixa de entrada – A sua caixa de entrada não é uma lista de afazeres. Coloque essas tarefas fora do seu e-mail e crie uma lista de afazeres real, de preferência no papel. Isto vai impedir que você procure no seu e-mail os afazeres a fazer, evitando assim distracções.

4. Use outras ferramentas de comunicação –O e-mail é bom para algumas coisas. No entanto, existem ferramentas de comunicação mais eficientes, que irá manter a sua comunicação no caminho certo. Com os meus clientes usamos o Google Drive ou o Trello para acedermos a informação ou projectos que estão a decorrer em tempo real sem termos que enviar e-mails para dar um ponto de situação sobre algo.

5. Desactivar as notificações – Ninguém quer ouvir aquelas mensagens incessantes de e-mail novos ou pop-ups no seu desktop ou no seu telefone. Desligue-os. O seu email ainda estará a sua espera quando você voltar para verificá-lo. Melhor ainda, fechar o aplicativo de e-mail quando você não estiver a usar é a melhor opção.

6. Responder a todos os e-mails quando entra na sua caixa de correio – Ao responder os seus e-mail, processe todos juntos e ao mesmo tempo. Realize todas as suas tarefas semelhantes ao mesmo tempo em vez de fazer um pouco agora e um pouco mais tarde. Paginando as suas tarefas significa simplesmente realizar coisas semelhantes ao mesmo tempo. Existe uma “curva de aprendizagem” em tudo que faz. Quando você completar uma série de tarefas semelhantes ou idênticos tudo de uma vez, a curva de aprendizagem permite-lhe reduzir o tempo necessário para concluir cada tarefa em até 80 por cento no momento de concluir uma tarefa idêntica.

7. Respostas curtas e doces– Desenvolva respostas rápidas e objectivas. Se as suas respostas são rápidas, elas vão libertar mais tempo para responder a mais e-mails e transformar toda a correspondência numa leitura mais fácil de ler.

8. Criar etiquetas e filtros – Se você gere vários endereços de e-mail numa única conta, crie um filtro e uma etiqueta para cada conta. Desta forma, você vai saber o que são e-mails pessoais e quais estão relacionados com negócios. Você pode salvar mensagens pessoais para mais tarde responder sem ter que lê-los. Isso vai deixar visíveis as tarefas mais importantes. Pode também criar etiquetas para atribuir prioridade a cada e-mail que recebe permitindo assim primeiro organizar os e-mails recebidos para depois responder de uma vez.

Pare de gastar muito tempo na sua caixa de entrada.

Afinal de contas, responder a e-mail não é o seu trabalho.

Realize primeiro as suas tarefas prioritárias e mais importantes, e depois resolver a sua caixa de entrada.

Saia da sua caixa de entrada e faça mais hoje!

Pergunta: Quanto tempo você gasta a verificar, ler e responder e-mail todos os dias?