A Arte e Ciência de Ter um Orçamento

Um dos maiores desafios em qualquer negócio é a gestão do fluxo de caixa. Na verdade, as duas queixas mais comuns que oiço por parte dos empresários são a gestão de cashflow e o marketing.

No entanto, o cashflow é puramente um sintoma dentro do negócio – e é importante ter em conta as suas causas. Muitas vezes, uma das principais causas é a ausência total de um budget – ou uma definição de budget muito pobre.

Além das definições comuns da palavra ‘budget’ (orçamento), uma das minhas favoritas é:

“A quantidade de dinheiro necessária ou disponível para um propósito.”

Um orçamento também faz parte de uma maestria financeira muito maior do seu negócio e que deve incluir:

1. Budget (incluindo Análise de Breakeven and e das Margens de Lucro)
2. Previsão do Fluxo de Caixa
3. Gestão de Contas Mensal
4. Demonstrações Financeiras: Demonstração de Resultados e Balanço

A combinação de um orçamento, juntamente com uma previsão de fluxo de caixa, que leva em conta as suas margens de lucro, pode ser o início de noites mais tranquilas (em vez de ficar acordado preocupado com a ausência de fluxo de caixa). Uma gestão de contas mensal também lhe permite ter uma previsão e uma referência relativamente ao budget disponível e ao fluxo de caixa para determinar a assertividade ou a discrepância entre os valores projectados e os resultados reais.

Conseguir Margens de Lucro.

Um bom orçamento deve incluir Margens de Lucro. Então, para alcançar as suas margens de lucro, precisa fazer a análise normal do Breakeven, mas acrescentar o seu Lucro expectável e orçamentado. A análise normal do Breakeven não é suficiente do ponto de vista de um plano e de fazer um orçamento. Todos nós estamos no mundo dos negócios para gerar lucro – e isso é algo que precisa ser orçamentado. Decidir utilizar uma percentagem de vendas como um objectivo de lucro ou o cálculo do ROI (Return on Investment – Retorno do Investimento) é uma decisão sua.

Se não fizer um orçamento para os seus lucros, nunca irá alcança-los e, além disso, você pode decidir vender o seu negócio ou mover o seu investimento para uma empresa de investimentos. Facilmente eles lhe dão um retorno entre 10% a 20% e, portanto, a sua empresa deve, pelo menos, fazer o mesmo! A Margem de Lucro é, então, traduzida nos KPI’s para si e para o seu staff… e só quando os valores forem superiores a esta margem é que pode pensar em partilhar os extras.

Um bom orçamento deve incluir o seu objectivo de lucro, bem como os seu aumentos anuais e da sua equipa, comissões, uma margem razoável para qualquer aumento de despesas, uma previsão para faltas ou atrasos de pagamentos e sim, até mesmo o valor dos fantásticos impostos!

Começar de Novo

O meu conselho é que comece tudo do início e crie um novo orçamento. Comece com uma ‘lista de desejos’ para o seu negócio. Coloque os salários e as despesas tal e qual como você gostaria que elas fossem. Primeiro, coloque-se num novo mindset, antes de começar a referenciar performances do passado, de maneira a conseguir ver onde será necessário fazer ajustes. É comum permitirmos que as falhas do passado ditem o orçamento para o futuro. Isto torna-nos mais conservadores e limita o nosso potencial crescimento.

É necessário um equilíbrio entre as aspirações futuras e as performances do passado, e que tudo esteja alinhado com aquilo que pode extrair do negócio e do mercado a partir daí. Se quer fazer coisas novas, então garanta que o budget e as acções associadas também mudam.  Nada de fazer um orçamento que depois ninguém vai seguir ou ter como referência. Tudo é possível SE andar de mãos dadas com as alterações correctas.

O seu novo orçamento deve, então, ser um documento vivo e não induzir em falsidades até ao próximo ciclo orçamental. Revisite constantemente as suas projecções e os custos actuais e garanta que faz actualizações, sempre que for necessário. Esta situação pode coloca-lo numa posição de fazer mais dinheiro, mas também de fazer menos. Quanto mais rápido conseguir perceber isso e dar resposta com um orçamento actualizado, mais rapidamente você e a sua equipa podem tomar as medidas necessárias para garantir que permanece à frente das metas que você definiu. Se não, vai acabar por cair na armadilha que a maioria das pessoas cai – é mais fácil reduzir os seus objectivos, em vez de tomar medidas correctivas e alcançar os resultados desejados.

Se este artigo lhe parece uma revisão de ideias fundamentais, BOA! Isso significa que está a fazer o que é preciso. Agora comece a reforçar esses fundamentos nas suas práticas diárias.

Deixe o seu comentário e partilhe a sua experiência! Se alguma coisa não fizer sentido para si, envie-me um e-mail (kengielen@actioncoach.com) com a sua questão e ajudá-lo-ei a pensar sobre isso.

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