A Importância de Conhecer o Seu Tempo

É engraçada a percepção de que com o passar dos anos, os desafios dos empresários que nos chegam por vezes cheios de sonhos, noutros casos cansados de uma vida de luta, continuam na grande maioria dos casos ligados à falta de utilização eficiente do seu tempo. Todos temos o mesmo tempo. Todos temos 52 semanas num ano, 7 dias numa semana, 24 horas num dia e 60 minutos numa hora. Contudo é um facto que as pessoas bem-sucedidas e felizes o são porque conseguem ter uma vida harmoniosa entre o trabalho, os amigos e família e o seu tempo pessoal. Então como o fazem?

Quantas pessoas conhecem (ou será que até se revêem) que não param durante o dia, mas chegam ao fim do dia e parece que nada ficou feito? Será que as coisas a que dedicaram esse tempo eram realmente importantes?

A melhor ferramenta para ganhar eficiência é sem dúvida fazer uma auditoria do tempo. Pegue no seu computador e utilizando uma simples folha de Excel divida a semana nos dias uteis e estabeleça as horas de acordado. Divida o tempo em blocos de 30 minutos e agora… é só preencher!

Desengane-se quem pensa que preencher a folha é uma tarefa fácil. A ideia não é preencher ao fim do dia aquilo que nos lembramos de ter feito. Para isso não precisávamos da folha. A ideia é de 30 em 30 minutos registar como utilizámos o tempo, mas se estivermos a meio de uma tarefa continua, podemos registar ao terminar quanto tempo decorreu até a acabarmos.

Para quem tem o meu perfil, isto parece extremamente chato, mas as aprendizagens são imensas. Depois de 15 dias a fazer isto, já ajustámos os nossos comportamentos apenas pela tomada de consciência dos bocadinhos de tempo mal aproveitados em distracções. Sim, porque podemos ter momentos lúdicos, fazem-nos falta, contudo se nos limitam no tempo útil, temos de lhes pôr um açaime.

Uma questão que surge com frequência é a de multi-tasking. Quanto mais nós nos dividimos em multi-tasking, mais tempo nós perdemos para recentrar e focar. Mesmo porque por muito que sejamos bons em assegurar várias actividades nós não somos capazes de as fazer bem de uma única vez sem prejudicar alguma eficiência. Se forem tarefas que exijam ambas atenção, existem sempre custos de transferência cognitiva que nos vão consumindo tempo. Claro que se estivermos a dizer que estamos a ouvir uma música de fundo enquanto escrevemos um artigo, se estamos a ouvir um audiobook enquanto vamos para a corrida matinal ou até se retribuímos chamadas (sem usar as mãos) enquanto conduzimos para casa, isto pode não se aplicar. Tarefas rotineiras que já executemos em modo inconscientemente competente* e que não exijam esforço cognitivo acrescido podem ser executadas com outra à qual dediquemos atenção.

Portanto criem um horário como se andassem na escola e dediquem-se à disciplina! Se cada tarefa estiver muito bem identificada no horário, a questão deixa de se é possível fazer, mas sim quando é que faz e quanto tempo se leva a executar a tarefa por forma a cumpri-la dentro da slot que lhe foi atribuída.

Esta questão levanta uma outra igualmente relevante: Nós sabemos que há tarefas que fazemos com gosto e que nos deixam entusiasmados e outras que parece que nos estão a arrancar um dente. Pois bem, também não nos é estranho que se isto acontece, devemos ter em atenção quando é que vamos fazer cada uma destas tarefas.

Por exemplo, eu sou uma pessoa matinal. Acordo cheia de energia e adoro atirar-me de cabeça para tudo o que puder fazer de manhã. Já o fim do dia se torna pesado e requer um esforço acrescido da minha parte para que as coisas apareçam feitas. Sabendo isto, prefiro começar o dia com as tarefas que são mais chatas mas que têm de ser feitas e depois sigo com as que me dão prazer ou estão tão rotinadas que passam sem que eu dedique grande esforço.

Outras pessoas há que antes do café a meio da manhã é melhor ninguém falar com elas. Então nesse caso, seleccionemos tarefas simples e rotineiras, de preferência com pouca interacção com terceiros para despachar até o café da manhã estar tomado e as energias repostas.

Significa isto que estamos a seleccionar tarefas em função do nível de energia que nos exigem e da energia que estamos preparados para aplicar.

Por fim ainda gostaria de mencionar que algo que deve sempre estar contemplado é o tempo para nós e para os que são importantes para nós. Neste sentido pergunto-vos: vocês trabalham para viver ou vivem para trabalhar? Nunca se esqueçam de introduzir tempo para a vossa família, amigos ou até tempo para vocês. Demasiadas pessoas que dizem gostar do que fazem apresentam sintomas de burn-out apenas porque o que era uma paixão se tornou uma prisão. Nós não sabemos quanto tempo cá estaremos, portanto não condicionem o futuro, mas Carpe Diem!

*ver o meu artigo ou vídeo sobre os estágios de aprendizagem

Teresa Teles
Business Coach