Ao fazer coaching com os nossos clientes nos últimos anos, constata-se rapidamente que a componente financeira é vista como um “bicho-papão”. Alguns pressupostos são importantes:
- Não é só preciso saber os números históricos como também aqueles que definem o futuro;
- Muitos empresários não conseguem tomar decisões por não ter a informação necessária nem saber onde a encontrar e o que fazer com ela;
- A único forma de gerir alguma coisa é medindo-a. Esta lógica aplica-se quer aos dados financeiros bem como de marketing e vendas.
Não tem de ser um bicho papão. Aliás no final de cada workshop que damos sobre o tema muitos empresários ficam com vontade de “pegar” nos números e até consideram que é desafiante ver os rácios e a performance do seu negócio.
Neste artigo coloco apenas os pontos-chave que encontrámos ao longo dos anos e que em Portugal são críticos para as PMEs poderem crescer e encararem de frente os números e usá-los de forma prática tendo assim a seguinte checklist:
- Utilizar a linguagem correta e compreender os diferentes significados:
- Custo: consumo de bens e serviços;
- Despesa: ocorre quando a empresa formaliza o dever de pagar;
- Pagamento: ocorre quando a empresa paga;
- Proveito: fornecimento/prestação de bens ou serviços;
- Receita: ocorre quando a empresa formaliza o direito de receber;
- Recebimento: ocorre quando a empresa recebe;
Este tópico é particularmente relevante no sentido de compreender a demonstração de resultados (proveitos e custos).
- Fundo de Maneio: devem medir o Prazo Médio de Recebimentos (PMR), Prazo Médio de Pagamentos (PMP) e os Dias em Stock – sempre que o PMP for inferior à soma dos outros dois vão ter necessariamente que ir buscar financiamento a algum lado;
- Ter um mapa de tesouraria pelo menos prevendo os próximos 3 meses; em alguns negócios podem ser necessários prazos mais longos;
- Uma demonstração de resultados por Natureza do Custo dá pouca ou quase nenhuma informação de Gestão para o Negócio. Todos os negócios devem ter uma Demonstração de Resultados (DR) por Funções dos Custos;
- Ao ter uma DR por Funções separar claramente os Custos Variáveis e Fixos e calcular a Margem de Contribuição (nota: a DR por Natureza dos Custos não lhe permite calcular nada disto) que é a margem que sobra da diferença entre as Vendas e os Custos Variáveis;
- Não assumir que um balancete é tudo o que precisam. Pelo contrário: um balancete é um extrato analítico tipicamente das contas da DR por Natureza dos Custos e se está à procura de um detalhe de como foi lançado na contabilidade determinado movimento ótimo: deve olhar para o balancete mas se quer verdadeiramente controlar a rentabilidade, quanto está a ganhar cada vez que vende ou fazer um orçamento (ou seja, se quer realmente gerir o seu negócio) um balancete tem utilidade quase nula;
- Com a margem de contribuição calcular o Break-Even (pelo menos mensal e anual) ou seja, quanto tem de vender para poder cobrir os custos fixos – a fórmula é muito simples: Break-Even = Custos Fixos / Margem de Contribuição em % das Vendas;
- Defina um orçamento precisamente com base na sua DR por Funções – o template é esse mesmo: deve alocar valores a todas as rubricas para um ano e mensalmente (é o mais comum) – assim depois pode mensalmente controlar o orçamento versus o real e tomar decisões;
- Assegure que tem a DR por Funções até, no máximo, a meio do mês seguinte ao mês fechado: desta forma pode tomar decisões atempadas, corrigindo situações que afetam negativamente a rentabilidade ou reforçar decisões a afetam positivamente;
- Verifique se, para definir os preços está a usar markup ou verdadeiramente a margem desejada – eu explico: markup é um fator que se multiplica pelo preço de custo enquanto que margem é sempre em função do preço de venda. Alguns empresários fazem o markup e depois aplicam descontos sobre o preço de venda fazendo com que inadvertidamente a margem que obtêm é mais baixa do que deviam ter – em alguns casos nem o preço de custo estão a cobrir!
- Cuidado com as contas caucionadas: se permanentemente está abaixo da linha do 0 significa que está a financiar-se de uma forma que pode não ser a mais correta (pagando juros desnecessários); além disso, muitos empresários ficam com uma espécie de “ilusão monetária” e abdicam de controlar a tesouraria. Se tiver uma conta caucionada ela deve apenas ser usada para situações pontuais como sazonalidade, etc...
- Controlar o Balanço significa entre outras coisas saber o peso do Passivo no Ativo (rácio de endividamento) – nas PME’s é comum encontrarmos rácios entre os 60%-70% e claro que depende de cada negócio mas valores acima de 70% devem ser vistos com cautela pois podem acelerar ciclos viciosos de endividamento. Não se esqueça: a Demonstração de Resultados é um conjunto de fluxos que alimentam stocks de direitos e deveres (Balanço) – controle ambos os instrumentos.
Esta checklist deve ser revista por todos os empresários e deixemos claro uma coisa: não se pretende que sejam especialistas em Finanças, mas sim generalistas mas sim que tal como quando conduzem um veículo, saibam quais as luzes e indicadores no painel de instrumentos que devem ter em atenção e não necessariamente percebam a mecânica do motor para conduzir.
A nossa Visão é a de que as PME’s tenham o mesmo nível de produtividade das grandes empresas (os pontos desta checklist são revistos nas grandes empresas regularmente por gestores da área financeira e não só); não treinamos empresas pequenas mas sim grandes empresas em formação. As PME’s em Portugal merecem mais e melhor: mais e melhor informação, mais e melhor formação, mais e melhor coaching, mais e melhor cultura financeira.
Todos nós agentes que ajudamos os empresários entre business coaches, contabilistas, consultores, etc podemos e devemos fazer melhor – espero que com este artigo os empresários fiquem despertos para o tema e procurem ajuda com a checklist. Da minha parte estou disponível como treinador para ajudar a despoletar o máximo potencial do negócio começando por um diagnóstico ao negócio bastando para isso clicar em: http://bit.ly/sessaocoaching-actioncoach
Depois.... é entrar em Ação!
Miguel Bragança
miguelbraganca@actioncoach.com
