Como domesticar a sua gestão de e-mails!

É inegável o quanto a comunicação digital invade as nossas vidas ao ponto de um dia por semana (sim 24 horas!) ser gasto em e-mails, redes sociais, etc em cada semana. Vou procurar neste artigo dar-lhe algumas ferramentas para lidar especificamente com os e-mails (deixarei para um próximo artigo o tema das redes sociais).
Não deixa de ser irónico que a maior parte das ferramentas que supostamente deveriam organizar melhor a nossa vida digital parece que apenas complicam… Alguns estudos apontam mesmo que mais de 75% dos utilizadores de e-mail no trabalho consideram esta ferramenta como “aborrecida”, “hostil” ou até “uma perda de tempo”.
E na realidade, olhamos para o e-mail exatamente com que função? serve para quê? O e-mail cumpre duas funções:

1. Comunicar
2. Definição de tarefas

Deixe que o seu Inbox seja apenas uma ferramenta de comunicação e como vai ver mais à frente, coloque os e-mails que implicam tarefas… nas pasta de tarefas (e não esqueça que a sua ferramenta de e-mails pode ter incluída uma ferramenta de tarefas).

O fato é que o e-mail pode ser útil desde que exista um sistema para lidar com o e-mail (isso mesmo: um sistema). Existem várias considerações a ter para o sistema funcionar:

1. Que mensagens quero consistentementerealmente responder ou, até mesmo, ver?
2. Tenho as pastas organizadas e as regras de arquivo das mensagens definidas?
3. Tenho definido uma hora específica para verificar os e-mails?

É crítico que a sua caixa de Inbox deve conter apenas e o mais possível, de forma automática,  o que é importante e urgente. O resto pode ser visto noutra altura mas não de certeza agora! Antes de continuarmos, um conselho que tem vários benefícios: não ligue o Push nos seus emails – porquê?

1. NÃO precisa de ver e-mails a todo o minuto (se precisa é porque o seu tempo está a ser mal gerido) – veja os e-mails na hora em que definiu que ia ver e-mails (mais à frente vamos voltar a falar deste tópico) porque não se esqueça que só pode fazer uma coisa de cada vez com o seu tempo;
2. Poupa bateria do telefone, tablet, etc…

Como podemos organizar as pastas? Aqui existe uma solução interessante – devemos ter três tipos de pastas:

1. Pastas alternativas de e-mail (preenchidas automaticamente):
   • Eventos do calendário
   • E-mails de dentro da minha empresa onde estou em cc
   • E-mails de fora da minha empresa onde estou em cc
2. Pastas de tarefas (não são preenchidas automaticamente):
   • Necessitam resposta
   • Necessitam de follow-up(nós passámos a bola a alguém mas precisamos verificar mais tarde que o assunto está em andamento caso não haja resposta)
3. Pastas de listas – (preenchidas automaticamente):
   • Mensagens de redes sociais (as pessoais pelo menos)
   • Newsletters
   • Feeds de notícias, RSS, etc

No ponto 1. note-se que os e-mails onde estamos em cc não é suposto serem tratados com o mesmo grau de urgência dos que somos os destinatários diretos! No ponto 2. colocamos como trabalho em progresso e de forma manual o que é importante mas não precisamos resolver já e claro podemos e devemos criar várias pastas consoante o nosso negócio e temáticas que nos interessam. No ponto 3. devemos tentar perceber que listas queremos realmente receber mas aconselho uma ferramenta gratuita que verifica todas as subscrições que tem para uma conta de e-mail: http://www.unrroll.me – funciona!

Sobre as regras que automaticamente preenchem as pastas de alternativas e as pastas de listas é importante referir que se pode utilizar muitas formas para as criar:

• Remetente
• Destinatário (ou em cc e bcc)
• Assunto
• Palavras chave que podem aparecer em qualquer parte do e-mail
• Anexos

Estas regras existem em praticamente todas as ferramentas de e-mail sendo que o mais importante é que comece por regras simples e à medida que verifica que é possível adicionar mais uma regra… adicione e teste.

Não se preocupe se tem muitas regras ativas mas não se esqueça de usar apenas uma ferramenta de e-mail e de auditar regularmente as regras que estão criadas especialmente nas primeiras semanas depois de as ter criado.

A forma mais fácil de verificar quais as regras a implementar é verificar, pelo menos, os últimos 100 e-mails que recebeu e perguntar a si mesmo: preciso de ter isto no meu Inbox? 

Nunca é demais sublinhar este último ponto. A maior parte das pessoas ganha o hábito de ir vendo e-mails ao longo do dia sem qualquer sistematização; o que isto conduz é que, sem qualquer critério, podemos estar a lidar com tópicos que não são nem urgentes nem importantes (ou urgentes mas não importantes) e isso significa que estamos a lidar fronteira dos temas que nos distraem ou que nos iludem (porque acreditamos que por estarmos a tratar de e-mails urgentes não importantes, estamos a trabalhar muito quando na realidade estamos a utilizar tempo precioso que deveria ser usado para os temas importantes).

Na realidade, o tema de gestão do seu e-mail enquadra-se num tema mais geral: o da Gestão de Tempo ou melhor… da Autogestão!

Assim, é crucial que aloque pelo menos 60 minutos por dia para gerir os seus e-mails  (ou pelo menos duas slots de 30 minutos ao longo do dia) e cumpra religiosamente este horário. Este horário serve para gerir, organizando os e-mails, estabelecendo as prioridades e respondendo ao que é urgente. Sugiro-lhe que NÃO use este horário para fazer tarefas que não são urgentes e que decorrem dos e-mails mas sim para alocar a realização destas tarefas para uma slot de tempo específica no seu horário pois esta categoria de itens que vai tratar enquadra-se nas suas… tarefas!

Resumindo:

1. Crie sistemas para lidar com os e-mails quer através de pastas e regras
2. Aloque tempo na sua agenda para gerir e-mails e responder à urgência (desde que importante claro)
3. Verifique quais as tarefas que decorrem naturalmente dos e-mails e coloque-as na sua lista de tarefas, planeando quando as vai completar (nota: verifique diariamente a sua lista de tarefas para o dia seguinte)

O e-mail pode ser uma ferramenta extremamente útil para empresários e gestores comunicarem e definirem prioridades nas suas tarefas. Infelizmente verifico muitas vezes que não olham para o e-mail desta forma mas sim como um “monstro” que precisa de ser domesticado. NaActionCOACH vemos o tema da Gestão do Tempo como parte do Controlo do Negócio pois se estivermos fora de controlo, não existe possibilidade de gerir marketing, vendas, equipa, sistemas etc! Por isso… domestique hoje mesmo esse “monstro”.

Entre em contacto connosco para obter mais informações sobre os nossos workshops e sessões.

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 Miguel Bragança