Está farto de fazer quase tudo na sua empresa?

Quando os primeiros humanos estavam a evoluir para o que somos hoje, cada individuo tinha que fazer todas as tarefas para a sua sobrevivência: tinha que apanhar os frutos, ir caçar, construir os abrigos rudimentares, fabricar as suas ferramentas e armas, fazer o fogo para se defender.

Depois a pouco e começaram a especializar-se até chegarmos à sociedade que temos hoje.

É este caminho que também é necessário fazer nas empresas: a especialização de tarefas nos vários membros da equipa, no entanto usualmente surgem alguns desafios:

- porque é que parece que demora tanto tempo a evoluírem como na pré-história?

- porque é que mesmo com outros para fazer as tarefas nunca fazem tão bem como eu?

- porque é que mesmo assim continuo a ser eu a fazer quase tudo?

Quando fazemos estas perguntas é fácil chegar a algumas justificações ou desculpas que não nos levam a lado nenhum: ninguém quer trabalhar; as pessoas agora já não são como antes; não têm atenção nem iniciativa; não querem aprender…

E então é altura de pensar: apesar de tudo isto, o que posso fazer diferente para ter resultados diferentes?

Há nove passos para sistematizar o seu negócio, para que o negócio funcione sem que seja necessário fazer uma micro-gestão:

• Tudo começa com a Visão da empresa, como é que a empresa vai ser quando estiver pronta, aquele objetivo lá longe, inspirador, que faz com que as pessoas venham para um objetivo, mais do que apenas um emprego…
• Depois é importante pensar a Missão da empresa: resumidamente que produtos ou serviços específicos vamos fazer, para que tipo de clientes alvo (e não pode ser para um grupo genérico), com que tipo de pessoas, e em que é diferente da sua concorrência.
• Agora falta definir as regras do jogo: se for como eu e lhe pedirem para jogar Criquete, vai ter um desempenho miserável – sem saber as regras não dá para fazer melhor. As regras bem definidas, e escritas, os valores e a cultura da empresa ajudam os novos elementos a saberem como se devem comportar. Como diz o Peter Drucker: “a cultura come a estratégia ao pequeno-almoço”.
• São os objetivos que ajudam a atingir a visão. Quais são os objetivos da sua empresa? Como é que se traduzem em objetivos de cada departamento e objetivos individuais? Quais são os objetivos a 5, 3 e a 1 ano? E para os próximos 90 dias?
• Organigrama funcional: é necessário decidir que posições vai haver no negócio quando estiver pronto. No início o dono vai estar em várias caixas desse organigrama, e vai ter que se despedir de quase todas elas ao longo do tempo…
• Contratos posicionais: é muito importante que a sua equipa saiba exatamente quais são as funções que devem desempenhar, e isso tem que lhes ser comunicado de uma maneira clara e sem confusões.
• Indicadores de desempenho: qual seria a competitividade de um jogo de futebol se ninguém contasse os golos marcados? Numa empresa também é necessário medir o desempenho da equipa e dos “jogadores”. E claro, atingir os objetivos associados a esses indicadores de desempenho tem que ser recompensado.
• Manuais de como-fazer: se uma tarefa não estiver sistematizada e documentada, alguém vai estar condenado a repeti-la, voltar a ensiná-la, ou substituir outros nas férias.
  Não é preciso ser complicado, podem ser vídeos ou fotografias a explicar as tarefas.
• O último passo é um sistema de recrutamento que consiga atrair as melhores pessoas para a sua empresa, essencial para que consiga alavancar e ter o tempo que merece.

É um processo simples, apesar de não ser fácil.

Quantos destes passos já fez na sua empresa? Quais considera os mais desafiantes de implementar?

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Carlos Gil
Business Coach