Vantagens de um Negócio Sistematizado

Vantagens de um Negócio Sistematizado


É empresário e quer ver o seu negócio a crescer?
 

Quer ter mais vendas, mais lucro, mais dinheiro no banco? Claro que sim!

Mas certamente que também anseia por ter um horário normal, nomeadamente ter tempo livre para si e à sua família. Anseia por ter dias ”normais”, sem fogos para apagar, sem reclamações de clientes e conflitos na equipa para gerir, sem a sensação de que chegou ao final do dia com imensas coisas por resolver e que já lhe irão atrapalhar o dia seguinte…
 

E a sua equipa? O sentimento de azáfama estende-se também aos seus colaboradores?

Esta realidade de descontrolo geral, muitas vezes afasta o Foco do empresário de querer fazer crescer o negócio, porque está exausto e não vê como conseguir fazer mais, além de tudo aquilo que já faz!

 
Como apostar no aumento das vendas se sente que não está preparado para um fluxo maior de propostas a preparar, dados a tratar, entregas a gerir…
 

A chave está em fazer Mais com Menos! E isto só se alcança com a sistematização do negócio.

 
Convido-o a parar, a auscultar a sua empresa, a sua equipa, os seus processos. Irá tomar consciência da Regra de Pareto, e concluir que 80% dos seus desafios diários têm origem em apenas 20% das tarefas!
 

Sendo assim, reúna a equipa envolvida e analisem:

– Fluxograma atual: para os principais processos, quais são as tarefas associadas e de que forma estão encadeadas, neste momento?

– Quais são as Falhas: identificar as oportunidades de melhoria no processo já existente!

– Onde podem simplificar e ganhar tempo?

– Novo Fluxograma! Identificar qual o sistema novo a seguir para cada processo e implementar de imediato!
 

Alerto para dois pontos importantes:

· O sistema não deve ser “fechado”, ou seja, o seu negócio vai evoluir, a sua equipa vai evoluir, deve ter sempre presente a possibilidade dessa evolução no sistema que construir.

· Testar e Medir: SEMPRE! Só assim terá noção se está a resultar, se pode melhorar, onde e como o poderá fazer.

 
Ao reunir com a sua equipa, aproveite para identificar rotinas, sejam elas diárias, mensais, trimestrais, etc… e valide de que forma são efetuadas. Sistematize o máximo que for possível. Não faz sentido, por exemplo, criar a cada trimestre um ficheiro Excel de raiz, quando a base é sempre a mesma. Procure por alternativas de extração de dados do sistema informático, por exemplo, fazendo com que o layout do report seja automaticamente preenchido com esses dados.
 
Poderá precisar de investir tempo na preparação destes sistemas, mas não desmotive! Pois os frutos dessa dedicação irão fazer-se sentir durante muito, muito tempo, com a vantagem de ter a situação simplificada e controlada!
 

Mas afinal por onde começar? Quais são os Passos para Alavancar o seu Negócio?

1. Missão

Qual é a razão de ser da sua empresa? Qual é o propósito, a sua essência?

A missão deve orientar os Objetivos da organização.

2. Visão

Como pretende que a sua empresa seja vista no futuro? Quem vai ser? Como vai ser?

A visão pode ser vista como um acumular de convicções que vão determinar o rumo da empresa.

3. Cultura, Valores da Empresa

Com base em que princípios a sua empresa vai operar? Quais os valores que a sua equipa vai viver diariamente, quer internamente quer com os clientes, fornecedores?

De nada serve “afixar valores pelas paredes” se os mesmos não são vividos pela equipa e não são sentidos por quem tem contacto com a sua empresa. Portanto, é extremamente importante avaliar constantemente de que forma se vivem os valores na sua organização.

4. Objetivos

O que quer alcançar? O que quer concretizar? Até onde quer evoluir? Quando?

Os objetivos devem ser SMART (Específicos, Mensuráveis, Atingíveis, Realistas, Temporais)

5. Organograma

Desenhe o organograma da sua empresa, incluindo os postos de trabalho que ainda não existem, mas que passarão a existir com a evolução do seu negócio. Provavelmente o seu nome vai aparecer em várias funções… não se preocupe! Isso só lhe irá dar consciência da necessidade de delegar e por onde está disposto a começar!

6. Acordos Posicionais

Identifique claramente quais as responsabilidades de cada função existente no seu organograma, mas não se fique por aí! Um acordo posicional, indica ainda informações

como os indicadores chave dessa função, as rotinas, as competências necessárias, a experiencia comprovada, etc…

7. KPI’s

Defina para cada função na empresa, de que forma vai avaliar os seus colaboradores. Esta avaliação permite não só a perceção por parte da equipa de qual o patamar em que está e o que precisa de fazer para evoluir, mas também para definir objetivos individuais que estejam alinhados com os objetivos gerais da empresa.

8. Manuais

Crie e alimente um manual de procedimentos e comece pelas tarefas mais rotineiras! Um manual clarifica e simplifica a vida de todos, evitando perdas de tempo em explicar constantemente “O que fazer quando…”.

9. Gestão Objetivos

Face aos objetivos da empresa e aos individuais dos colaboradores, importa definir como os alcançar. Traçar um plano do que é necessário fazer, como os vai medir, como se vai certificar de que está no caminho certo?

 
Ter sistemas implementados permite-lhe fazer Mais com Menos, pois ganha tempo, ganha eficácia e eficiência, aumenta a produtividade da sua equipa e permite-lhe a consistência necessária para … agora sim… incrementar as suas vendas e fazer crescer o seu Negócio!
 

Susana Bugalho
Business Coach

Categorias

Gestão do Negócio

Partilhe esta história, Escolha a sua plataforma!


Contacte-nos

ActionCOACH Portugal

The Worlds #1 Business Coaching Firm 

Geral
+351 217 217 400

Lisboa

Centro de Escritórios das Laranjeiras
Praça Nuno Rodrigues dos Santos 7A
1600-171 Lisboa

+351 93 288 82 28 ou +351 915 090 648  

Porto

Rua Padre Himalaia, 50F Escritório 9, 4100-553 Porto

+351 912 165 345  ou +351 226 170 935

portugal@actioncoach.com

Redes sociais

Encontre-nos no



Partilhe a ActionCOACH no

Newsletter

Subscreva a nossa newsletter


Links

Buy 1 Give 1 - Business Coaching