Vantagens de um Negócio Sistematizado

Quer ter mais vendas, mais lucro, mais dinheiro no banco? Claro que sim!

E a sua equipa? O sentimento de azáfama estende-se também aos seus colaboradores?

Esta realidade de descontrolo geral, muitas vezes afasta o Foco do empresário de querer fazer crescer o negócio, porque está exausto e não vê como conseguir fazer mais, além de tudo aquilo que já faz!

A chave está em fazer Mais com Menos! E isto só se alcança com a sistematização do negócio.

Sendo assim, reúna a equipa envolvida e analisem:

– Fluxograma atual: para os principais processos, quais são as tarefas associadas e de que forma estão encadeadas, neste momento?

– Quais são as Falhas: identificar as oportunidades de melhoria no processo já existente!

– Onde podem simplificar e ganhar tempo?

Alerto para dois pontos importantes:

· O sistema não deve ser “fechado”, ou seja, o seu negócio vai evoluir, a sua equipa vai evoluir, deve ter sempre presente a possibilidade dessa evolução no sistema que construir.

· Testar e Medir: SEMPRE! Só assim terá noção se está a resultar, se pode melhorar, onde e como o poderá fazer.

Mas afinal por onde começar? Quais são os Passos para Alavancar o seu Negócio?

1. Missão

Qual é a razão de ser da sua empresa? Qual é o propósito, a sua essência?

A missão deve orientar os Objetivos da organização.

2. Visão

Como pretende que a sua empresa seja vista no futuro? Quem vai ser? Como vai ser?

A visão pode ser vista como um acumular de convicções que vão determinar o rumo da empresa.

3. Cultura, Valores da Empresa

Com base em que princípios a sua empresa vai operar? Quais os valores que a sua equipa vai viver diariamente, quer internamente quer com os clientes, fornecedores?

De nada serve “afixar valores pelas paredes” se os mesmos não são vividos pela equipa e não são sentidos por quem tem contacto com a sua empresa. Portanto, é extremamente importante avaliar constantemente de que forma se vivem os valores na sua organização.

4. Objetivos

O que quer alcançar? O que quer concretizar? Até onde quer evoluir? Quando?

Os objetivos devem ser SMART (Específicos, Mensuráveis, Atingíveis, Realistas, Temporais)

5. Organograma

Desenhe o organograma da sua empresa, incluindo os postos de trabalho que ainda não existem, mas que passarão a existir com a evolução do seu negócio. Provavelmente o seu nome vai aparecer em várias funções… não se preocupe! Isso só lhe irá dar consciência da necessidade de delegar e por onde está disposto a começar!

6. Acordos Posicionais

Identifique claramente quais as responsabilidades de cada função existente no seu organograma, mas não se fique por aí! Um acordo posicional, indica ainda informações

como os indicadores chave dessa função, as rotinas, as competências necessárias, a experiencia comprovada, etc…

7. KPI’s

Defina para cada função na empresa, de que forma vai avaliar os seus colaboradores. Esta avaliação permite não só a perceção por parte da equipa de qual o patamar em que está e o que precisa de fazer para evoluir, mas também para definir objetivos individuais que estejam alinhados com os objetivos gerais da empresa.

8. Manuais

Crie e alimente um manual de procedimentos e comece pelas tarefas mais rotineiras! Um manual clarifica e simplifica a vida de todos, evitando perdas de tempo em explicar constantemente “O que fazer quando…”.

9. Gestão Objetivos

Face aos objetivos da empresa e aos individuais dos colaboradores, importa definir como os alcançar. Traçar um plano do que é necessário fazer, como os vai medir, como se vai certificar de que está no caminho certo?

Susana Bugalho
Business Coach